会議が好きな人、いませんか？
あなたの周りの人だったり、あなた自身がそうかも知れない。
結論から言ってしまえば、
「多くの会議は無駄！！」
です。
仕事をするうえで会議が重要だと考えている人は、大体ロクな成果を生み出しません。
では、なぜ会議が無駄と言えるのか。
そこの所をお話していきたいと思います。
会議はアイデアを生み出す場ではない
会議室に集まって、何時間もアイデアを考える。
そうしたやり方で、良いアイデアが生まれたという経験がある人は一体どれぐらい存在するのでしょう？
「会議室（会議）でアイデアは生まれない」
これは今となっては当たり前の考え方ですが、いまだに古い考えの人にはこれが理解できていない人がいます。
仕事柄、中小零細や個人経営の企業と関わらせていただく場合が多いのですが、
「能力の低いダメな人」
ほど会議が大好きな傾向があります。
私は大企業と関わることは今のところないのですが、知り合いの話では
「大企業であっても例外ではない、むしろ大企業や役所系の方が会議が大好きだ」
との話も聞きます。
確かに、国会や役所などの「超非生産性」の職場は会議が大好きですね。
これは逆説として見れば、いかに会議に生産性がなく無駄か。
ということの裏付けにもなります。
会議とは本来「決議」をする場であって、アイデアを出したり、相談してアイデアを煮詰めていく場ではないのです。
与えられた命題に対して各々が持ち寄ったアイデアを照らし合わせ、結論を出しそれを周知するための場、それが本来の会議です。
なんで会議が好きなのか？
ここで少し根本的な部分に立ち返ります。
なぜ、ダメな会社や生産性の低い人ほど会議が好きなのか？
その答えの一端は、
・承認欲求
・自己満足
これらの心理的な働きにあると考えます。
自己顕示欲
自己顕示欲は「自分の凄さを見せびらかしたい」という欲求です。
肩書や所持しているモノ、果ては昔の武勇伝なんかの話をしてくる残念な人を想像してもらえると分かりやすいですね。
承認欲求
人は他人に認められたい、褒められたいという欲求を誰しもが持っています。
この承認欲求は、自分が自分のために頑張った結果、社会や周囲から自発的に褒められることで満たされる形がベストです。
ですが、能力の低い人ほど「楽して承認欲求を満たしたい」と思いがち。
SNSで食事や旅行の風景をアップして、リア充アピールをするクソしょ～もない人達や（それをビジネスとしている場合は除く）、自己顕示欲の所で出てきたような人達がまさに楽して承認欲求を満たしたい人です。
自己満足
上の２つを経て、たどり着くのがここです。
やっぱり私はすごいんだ、いや～よくやってる！
と満足して悦に浸る状態です。
ではこれらを会議にあてはめてみよう
会議が好きな人は、立場的に偉いか、自分はリーダー的な資質に優れ、仕事ができると勘違いしている人が大半。
で、本人はそう思っていても部下や周囲の人からは相手にされていなかったり、嫌われていたり、陰口を言われまくっている。
こういう人はまず自己顕示欲が強い。
職場などで色々とその自己顕示をしているが、通常の業務の中では「あ～すごいっすね。」みたいな感じで軽くあしらわれる事もしばしば。
聞く側に逃げ道があると、当然相手にされずにこうなります。
では、会議という名目があればどうでしょう？
その場に参加してしまうと、逃げ場がなくなります。
会議の場であれば自己顕示をしても相手が聞いてくれる、と思ってしまうと会議好き人間の脳はそのことをしっかりと記憶する。
結果、会議の場が好きになる。
この状態を経て、会議好き人間の脳は次の段階に移行します。
「やっぱり私はみんなから認められているんだ」
という、なんとも盛大な勘違い状態に。
だってみんな自分の自己顕示話を聞いてくれるし、納得しているのだもの。
そして最終段階に移行。
「みんなから認められている自分がこの会議を取り仕切って良い結果を出すんだ」
となります。
この一文だけ見れば悪くない着地点に見えるが、実は言葉が足りていない。
会議好き人間の脳の中では
「みんなから認められている優秀な自分が、この会議を自分の好きなように仕切って、自分に都合の良い結果を出すんだ」
という感じになっているのです。
こうして盛大な勘違いと思い込みによって会議好き人間は自己満足の至福を会議の場から得る。
つまり、会議が好きなのではなく、会議の場であれば輝いていられる自分が好きなのです。
会議の本分は「与えられた命題に対しての決を取り、それを周知すること」であるのは先にも書いています。
いかに会議大好き人間の脳の中と、会議の本分が乖離しているかが分かりますね。
会議は無駄。多くの人のやる気を下げる
このような理由から、会議の場は「一部の人間を満たすためのモノ」となってしまう場合が少なくありません。
こうした場合、その満たされている一部の人間と、その周りの金魚のフンのイエスマン達以外のやる気は著しく低下します。
これは当然の話で、「正当と思える理由なく、理不尽に意見が却下される」と、もうその先意見を言う気がなくなりますよね。
ダメな会議を行った場合、１割程度の人間が「満たされる人」と「金魚のフン」になり、残りはみんな「興味なし」になってしまいます。
結果として活発な意見やアイデアが出てくることのない、「時間を浪費するだけ」の無駄しかない会議が展開されることになるのです。
こうした理由からも、「多くの会議は無駄」と言えるのです。
どのように会議を行うのが良いのか？
さて、ここまではダメな会議、無駄な会議に関して書いてきました。
ここまでを要約すると
・会議の場に「権力者（様々な要因で多くの人が意見を言えない人）」がいる
・時間をムダに使う
ということになると思います。
これらの問題点を改善していくようにすれば、本来あるべき「有意義な会議」というものに近づけそうです。
会議でアイデアを煮詰めない
これをするためには、会議で喧々諤々議論をしないことが大事です。
そのためには、「各自が最大限に絞り出したアイデア」を持ち寄り、とりまとめ役の人がそれを仕分けて分類し発表。
全てのアイデアを誰も一切否定しない。
否定をすると議論になって時間がムダになるか、アイデアを押さえつけられることでその人の意欲が低下してしまうため。
変にアイデアを煮詰めようとすると、グダグダ時間ばかりが掛かってしまい、結論が出ないまま会議が終わってしまうことも少なくありません。
出たアイデアは同類項は同一のものとしてまとめて、全て検討対象にする方が良いでしょう。
会議の場から権力者を排除する
先に言っておくと、これを実現するのは少々骨が折れます。
ですが、意味のある会議にするためには必要な要素ですから、少しでも近づけるように策を打つべきです。
よく聞くアイデア出しの方法にブレインストーミングがありますが、これも権力者がいてはその効果を十分に発揮することが難しいです。
そもそも最近ではブレスト自体が効果ナシ。
あるいは薄いとする論文も出てましたけど。
どんなに良質なアイデアを出そうと、権力者の意にそぐわなければ全て却下される。
そんな状況は速やかに是正すべきです。
可能であれば、
「決定権は全て権力者にあるのですから、私たちがアイデアを煮詰めてお渡ししますので、会議には参加しなくて大丈夫ですよ。」
と直接言って排除するのが手っ取り早いです。
これは権力者の能力を測る指針としても使えます。
これをすんなり受け入れるのであれば、自分のするべき仕事をキチンと理解し、部下に対しても一定の信用を持っている、デキる人と推測することができます。
頑なにこの意見を聞こうとしない権力者は、「無能」で生産性も低い可能性が高いので、見切りをつけた方が良いでしょう。
そんな人と仕事をしていては人生の時間を無駄にするばかりか、あなたの足を引っ張られることにもなります。
ですが、どうしても難しい場合。
そんな時は「完全匿名での多数決」というのも１つの方法です。
権力者がその場にいる場合、鶴の一声や今後の人間関係を憂いでの「酌量」が働いてしまいます。
それはあなたの「保身」感情からくるものですから、あなた自身が特定される場合に発動するものです。
ということは、あなたが言った。
という事実が分からなければ、忌憚のない意見や意思を表明できるということです。
長々と時間を掛けて、結果的になんにも決まっていないというのが最悪ですから、会議をするならその命題に対して答えを出す必要があります。
時間をムダに使わない工夫
これは先に書いたこと全てを含んでいます。
上の問題点２つを改善できれば、時間をムダにする会議は少なくなります。
後は、
・時間を区切って行う
ということも重要です。
船頭多くして船山に上ると言いますが、人数が多ければまとまるものもまとまりません。
会議に出席する人数は最大でも１０人。
できれば５～７人程度に収めるのが良いでしょう。
Googleやその他の世界的な企業では、会議の時間は３０～４５分程度と決められています。
これは様々な要因から決められたのでしょうが、本来この程度の時間があれば十分なのです。
事前準備をして、アイデアの照合と決議をするだけなら３０分も必要ありません。
また、人間の集中力は一流のアスリートでも４０分程度が限界とされていますから、その点も考慮しているのでしょう。
世界的な企業がこぞって行っている手法をマネしない理由がありません。
結局、会議は必要ないし無駄である
色々と書いてきましたが、ここまでの話はあくまでも
「どうしても会議という形を取らなければならない」
という場合の対処策。
今の時代、「会議をするのだ」と大仰にすること自体がナンセンスです。
まず、会議室なんてものは一切必要なし。
アイデアの照合と決議なんてネットに繋がった端末があれば世界中どこでも可能。
顔と顔を突き合わせて話をしないと。
という人もいるでしょうが、それにはあまり効果がないという実験結果がありますし、大事なことであればあるほど「文字、書面」でのやり取りの方が上手くいくという研究もあります。
大事なことを書面にする時には人は注意深くそれを行いますし、しっかりと相手に伝えるために繰り返し読み直したり、手直しをしたりします。
また、会話の場合は録音をしていなければスグに消えてなくなりますが、書面の場合はしっかりと残ります。
どうしても顔を見たいなら、スカイプとかズームでも使えばいくらでも顔を見ながら話が可能。
会議だ！
と言って、わざわざ会議室に集まり、会議大好き権力者を満足させるための無駄な時間を使う。
なんと非生産的な話でしょうか。
時間を取って会議室に集まるなら全員の時間調整も必要ですし、その間それに携わっている人は強制的に他の仕事が出来なくなります。
そのプロジェクトに関わっている誰もが自由に書き込める掲示板やWikiのようなものを作ってしまえば全ては解決します。
今時、そんなのは無料もしくはかなりの低価格で利用できますし、準備も簡単ですからね。
権力者がどうしてもこれらの
「会議を無くし、効率的にアイデアを出し合う」
ことに反対するのならば、そのプロジェクトや会社に未来はないでしょうから、さっさと逃げる準備をした方が良いと思いますよ。
私の意見としては「暇だから会議をする」のだと思います。
先述のように、誰でも自由にアイデアを書き込める場所があり、それぞれに責任者がいて、責任者を統括する最終決定者がいればそれでなんの問題もありません。
会議をすると「仕事をした気分」になりますしね。
本当はなんにも決まってないのに。
まとめ
どうしても会議をしなければならない場合は。
・アイデア出しを阻害する権力者を置かない、作らない
・会議の場でアイデアをブラッシュアップしない
最低限この３つに関して気を配るだけでも、かなり「無意味な会議」を減らすことが出来ます。
でも、わざわざ改まってする「会議」は、これからは必要ないというのが基本です。
「従来の会議は無駄。むしろ悪であるという認識が重要」
会議やアイデア出しには様々な手法があり、その中でも有名で有用なものはいくつもあります。
それらを知り、どのように自分の会社やプロジェクトに適応させていくのか。
こうしたことを考える時に大事になるのは「人はどのようにすれば効率的に動けるのか」を知り、意識することです。
